Para aqueles que não estão familiarizados com o conceito, deixe-me explicar. A ideia é se encontrar com cada pessoa da sua equipe individualmente. O objetivo é conhecê-los melhor, descobrir quem eles são e o que realmente os motivam.

Essa reunião é sobre eles (não você) e para eles, mas irá te beneficiar imensamente como um líder. Elas são destinadas a qualquer funcionário que trabalhe para você, todos os perfis e níveis técnicos.

Quando eu me encontro com as pessoas individualmente, sempre uso um compromisso básico de agenda, de preferência um serviço em nuvem. No campo comentários ou observações, montamos o roteiro da conversa que teremos. Importante que os dois lados insiram itens ao longo do tempo, para que nada fique de fora dessa importante conversa.

É importante usar um formato padrão que funcione para você e seus funcionários. Para iniciantes, nós temos uma prática geral de ter reuniões one-on-one por uma hora em semanas alternadas. Com tantas pessoas para conversar, essa forma funciona para mim. Mas você pode até mesmo tê-los por 30 minutos toda semana. É necessário descobrir o que funciona melhor para você, sua equipe e sua organização. A parte importante é torná-las recorrentes, no mesmo horário e dia para cada uma das pessoas. E tente NUNCA cancelar uma reunião one-on-one, ao menos que você seja absolutamente obrigado.

Tento manter o mesmo formato para todos da minha equipe e para conservar minha própria coerência. Entretanto, houve vezes em que eu tive que personalizar a agenda para certas pessoas. Por exemplo, eu tenho um administrador de sistemas que atualmente tem mais trabalho do que ele possivelmente é capaz de dar conta. Ele escolheu discutir essas coisas regularmente nas reuniões one-on-one. Essa agenda não apenas nos ajuda a observar o trabalho que precisa ser feito, ela também me permite mostrar ao meu chefe quando mais recursos são necessários para a nossa equipe.

Nossa agenda é básica e muito flexível por natureza. Nós temos uma área para novos tópicos a serem discutidos. Eu tento sempre começar pelo que está na parte deles primeiro. Dar aos funcionários a oportunidade de cobrir seus itens primeiro faz com que eles sintam que essa é a reunião deles e que estão sendo valorizados. Se fizeram a lição de casa de revisar a agenda com antecedência, irão direcionar os meus itens para mim. Geralmente, nós discutimos qualquer preocupação que eles tenham, projetos nos quais estão envolvidos e quais fatores estão causando o atraso das tarefas.

Mais importante, nós discutidos como eles estão indo. Revisamos os detalhes na avaliação anual regularmente em toda reunião ou no mínimo uma vez por trimestre. Ninguém nas minhas equipes é surpreendido na hora da avaliação de desempenho. Todos sabem bem com antecedência como estão desempenhando. Eles podem não gostar da avaliação de uma dada categoria ou até mesmo da avaliação geral. Mas sabem bem o que esperar antes desse dia.

Durante nossas reuniões one-on-one, também discutimos desenvolvimento de carreira. Embora seja parte da agenda, isso também é um tópico separado que falamos periodicamente ao longo do ano. Discutir ativamente desenvolvimento e plano de carreira com sua equipe mostra a eles que você se preocupa isso. A menos que seus funcionários estejam no topo da profissão deles ou tão alto quanto desejam alcançar, você deve ajudá-los a continuar progredindo. E mesmo assim eu trabalho para mantê-los desafiados e engajados.

A seção de desenvolvimento de carreira pode cobrir muitas coisas, como trabalhar para obter um diploma, ler livros profissionais, obter certificações, observação de trabalho e assistir a conferências. Você e sua organização que determinarão o que conta como desenvolvimento profissional. Nós também discutimos onde meus membros de equipe querem ir e quais de seus hobbies podemos transformar em carreira. E acredite ou não, eu sempre falo com eles sobre achar outras oportunidades fora do meu departamento e até mesmo da organização, se isso é o que eles querem para a carreira deles. Você precisa fazer o que é o melhor para eles, não para você. Se não estão felizes com o que estão fazendo, ninguém sai ganhando.

Muitos gerentes ficam preocupados com a possibilidade da sua equipe sair. Eu espero que todos da minha saiam e realmente torço por isso. Isso os ajuda e mantém sua equipe nova e empolgada. Você não deve esperar que as pessoas fiquem na mesma posição para sempre. Claro, alguns podem querer, e está tudo bem. Mas para aqueles que querem ir, você deve ajudar a facilitar sua progressão. Eu discuto com cada membro da minha equipe se eles têm um plano de carreira de um ano, cinco anos ou até mais. Eu os aviso que, se eles quiserem subir ou sair podem me avisar, e eu vou ajudá-los da melhor maneira que posso.

Frequentemente me deparo com pessoas que querem avançar em suas carreiras, mas não sabem por onde ir. Falar sobre isso na reunião one-on-one os ajuda a conhecer o que há por aí e quais opções eles têm. Nós trabalhamos juntos para descobrir quais são os interesses deles, quais tipos de emprego se encaixam nesses interesses e quais oportunidades podem estar disponíveis. Nos últimos três anos, ajudei a criar posições para as pessoas baseado nos interesses delas, que coincidiram com uma necessidade da minha organização. Cada uma está prosperando nesses cargos, porque elas próprias ajudaram a criá-los e defini-los. Somente duas ainda trabalham para mim. As demais ainda trabalham em meu departamento, mas para outros gerentes.

Lembre-se, se preocupar com sua equipe começa por tratar cada pessoa na sua equipe como indivíduo.

1. Se reúna com eles individualmente por 30 minutos toda semana ou por uma hora em semanas alternadas.
2. Tenha uma agenda que ambos possam acessar a qualquer momento.
3. NUNCA cancele uma reunião one-on-one, ao menos que seja absolutamente necessário.
4. Foque neles, não em você.
5. Não tenha medo de discutir seus objetivos de carreira no futuro.