Muitas vezes a maneira como pessoas e empresas conduzem suas ideias é o que na verdade as impede de sair do lugar. Saber dividir a ideia em uma série de tarefas, como se fossem passos para a sua execução, ajuda bastante. Porém, saber classificar as tarefas e priorizar as que realmente são possíveis de serem realizadas, também é essencial.

Outro dia estava com um executivo de uma empresa quando tive um insight sobre um problema relacionado às tarefas. Ele precisava passar mais tempo com a família e incluiu na agenda a tarefa “passar mais tempo com a família”. Quando fui checar a agenda dele, perguntei se ele havia cumprido a tarefa, pois estava riscada. Ele disse que não, o dia estava “muito pesado”, mas era bom que continuasse ali para ele lembrar.

O problema com relação às tarefas é que elas podem ser classificadas em dois tipos:

- Tarefas contempláveis – são aquelas tarefas vagas e amplas que, mesmo sabendo o que significam, tendemos a contemplar, em vez de as executarmos de fato.

- Tarefas executáveis – são aquelas tarefas bem específicas, de curta duração, que de fato podem ser executadas e que nos permitem ver a ação.

Depois desse dia, comecei a reparar em como as pessoas e as empresas criam tarefas contempláveis em vez de executáveis em suas listas. Nós pensamos “macro” demais, mas o que executamos é apenas “micro”.

Imagine que você quer comprar uma casa própria, mas ainda não tem todo o dinheiro para realizar essa ideia. A tarefa mais comum que as pessoas incluem para execução é “juntar dinheiro”. Porém, ninguém consegue juntar dinheiro do dia para a noite. Este é o exemplo mais comum de tarefa contemplativa, que não vai sair do lugar.

“Juntar dinheiro” é irreal, mas essa tarefa é o ponto de partida para criarmos tarefas verdadeiramente executáveis. O que você precisa para juntar dinheiro? Primeiro abrir uma conta-corrente, depois depositar uma quanta todo dia 5 do mês e, por último, escolher a aplicação financeira para o dinheiro guardado.

O maior segredo para saber se a tarefa é ou não executável é reparar na sua duração. Se a coisa que deve ser feita não puder ser realizada em menos de três horas, provavelmente a tarefa é contemplável, é grande demais e talvez você não consiga realizá-la.

Faça uma revisão na sua lista de tarefas e veja o que é realmente executável e o que precisa ser mudado. Não se iluda: enquanto você fica contemplando, outro está executando!

Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo; Você, Dona do Seu Tempo; e Estou em Reunião; e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro. Sua mais nova obra: Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?