Todos sabemos que temos em média, duas semanas para preencher uma posição que está vaga no time. Porém, muitas vezes para agilizar, escolhemos profissionais sem preparo para função ou colocamos carga de trabalho extra em nosso time atual. É melhor se preparar para as perdas inevitáveis de pessoas do time. Trago dicas. 

Não é segredo para ninguém que em várias partes do mundo, hoje é bem difícil preenchermos as vagas nas áreas de tecnologia na mesma velocidade em que nossas empresas crescem e precisam. Em pedidos de demissão, por exemplo, raramente é cumprido um aviso prévio efetivo de mais de duas semanas por esse colaborador.

Em todos esses casos, o ciclo de contratação raramente corresponde ao tempo necessário para contratar e treinar um substituto para um funcionário que está saindo. Consequentemente, a posição permanece aberta até que todo o ciclo de contratação termine.

A primeira abordagem – esperar para preencher com o candidato certo – pode resultar na perda de tarefas críticas ou em outros membros da equipe serem forçados a assumir uma parte maior da carga de trabalho. Quanto mais críticas as tarefas do funcionário que saiu, mais provável que haja falhas na sequência de sua saída. Se espera que outros peguem as atividades até que o novo contratado seja integrado e treinado, e ainda pode haver casos em que o conhecimento  não foi compartilhado e haverá uma redução perceptível na qualidade dos resultados do serviço prestado. Além disso, pedir aos outros que assumam mais trabalho pode levar ao estresse, fadiga, esgotamento e potencialmente ainda mais desgaste. Casos de burn-out, inclusive. 

A última abordagem – conectar um profissional ‘’cru’’ na vaga – deposita suas esperanças em alguém despreparado para o papel para entrar e fazer o trabalho, independentemente da adequação e prontidão técnica. Com essa abordagem, provavelmente haverá uma queda notável na produtividade e na qualidade dos resultados do trabalho. Independentemente de quanta transferência de conhecimento seja feita – se houver – um substituto despreparado raramente chegará perto da quantidade e qualidade do trabalho de seu antecessor.

Nesse caso, teremos sorte se conseguirmos uma ou duas semanas de transferência de conhecimento do recurso que está saindo,  para o substituto identificado (caso ele cumpra o aviso prévio, ou tenha abertura para negociar uma saída tranquila). E, no entanto, precisamos preencher a posição, então o fazemos e esperamos que a substituição pegue rapidamente..

Então, o que pode ser feito? Na maioria das vezes, o recurso que está saindo não irá treinar em tempo hábil os seus sucessores. Para amenizar ou resolver, existem realmente duas opções viáveis ​​disponíveis:

Tenha sempre um pipeline de candidatos

• Trabalhe com recrutadores – internos e externos – para manter currículos ativos sempre à sua frente para todas e quaisquer funções-chave.
• Defina claramente as tarefas, deveres, habilidades necessárias e competências para que o recrutamento possa ser contínuo para essas funções.
• Revise os perfis e dê feedback à equipe de recrutamento (RH) para que eles saibam se estão no caminho certo.
• Mantenha esses currículos em um arquivo caso surja a necessidade de agir rapidamente para preencher uma função importante.
• Por fim, mantenha uma requisição de pessoal de emergência aberta o tempo todo, para que não haja atrasos administrativos no preenchimento, caso haja necessidade.

Tenha um ''banco de reserva'' sempre pronto para entrar em campo

• Sempre treine os membros da equipe de forma cruzada para que não haja ‘’zonas cinzentas’’ de conhecimento. 
• Tenha sempre de 2 a 3 profissionais proficientes em cada função ou atividade-chave. Se a pessoa principal sair, você já terá recursos prontos e preparados para assumir os aspectos mais importantes de sua função, nem que seja temporariamente ou para treinar em tempo hábil o novo colaborador.
• Seja criativo em como você pode recompensá-los por serem um grande jogador de equipe. Conheça-os e recompense-os de acordo, vá além dos reconhecimentos ‘’clichês’’ de mercado. Surpreenda-os positivamente.
• Identifique os principais resolvedores de sua equipe e quais tarefas e deveres específicos eles entendem e executam sozinhos.
• Planeje com os profissionais-chave de determinadas funções,  a documentação e atualização de seus procedimentos de trabalho e, em seguida, dê a eles a oportunidade de indicar quem eles acham que tem o conjunto de habilidades certo para ajudá-los a compartilhar parte de sua carga de trabalho.
• Envolva-os no treinamento de seus suplentes (backups) e de tempos em tempos, deixe os profissionais suplentes de outras funções, trabalharem nas funções backup para que no dia ‘’D’’ que for necessário, já tenham a rotina e ritmo na ponta da chuteira!

Como líderes, podemos ter a única certeza que a rotatividade sempre estará presente em nossas operações. A mudança de pessoal acontece - o melhor passo é estar preparado.

*Doug é Um eterno aprendiz, ele frequentou a Universidade de Illinois e possui certificações no HDI Support Center Director, HDI Problem Management, HDI Technical Support Professional, HDI Support Center Manager, Knowledge Centered Support Principles e Lean Six Sigma Yellow Belt. Ele também é um Instrutor Certificado HDI e está servindo no Conselho Nacional de Diretores do HDI como Presidente Nacional.