Essa pergunta: "Quais ativos de TI devemos rastrear?" - parece simples o suficiente, mas não é tão óbvia quanto se imagina. Todos têm uma opinião - o setor financeiro quer visibilidade de custos, a segurança foca nos riscos de conformidade e as operações só querem que tudo funcione sem surpresas.

O verdadeiro desafio não é criar uma longa lista de ativos para rastrear; é decidir onde traçar o limite. O que vale a pena gerenciar, o que é apenas ruído e ainda: como garantir que o inventário sirva ao negócio em vez de prejudicá-lo?

Ao mudar o foco de "o que rastrear" para "por que estamos rastreando", é possível tomar decisões mais inteligentes e evitar a armadilha do escopo em excesso. Aqui está um guia rápido para ajudar a construir um inventário de TI eficaz, acionável e sustentável.

O que rastrear e por quê: o checklist de ativos de TI

Antes de iniciar o rastreamento de ativos, é necessário responder a uma pergunta aparentemente simples, mas é complexa: o que conta como um ativo de TI? A definição muda dependendo de quem você pergunta - e todos têm interesse na resposta.

O setor financeiro vê os ativos pelo prisma do orçamento: custo, depreciação, cronograma de substituição. A segurança os considera potenciais vulnerabilidades. As operações se preocupam com a confiabilidade. A gestão de riscos pensa em conformidade e continuidade dos negócios. O ponto é que nenhum departamento é o único dono da definição de um ativo de TI, então essa decisão deve ser colaborativa.

O objetivo não é criar uma definição tão ampla que seu inventário se torne uma gaveta de bagunça, mas sim uma que reflita as prioridades e riscos de toda a organização. Aqui estão alguns aspectos importantes a considerar ao definir o que merece ser rastreado.

Qual o valor financeiro?

Se você está decidindo se deve rastrear algo, o custo é muitas vezes o primeiro e mais óbvio critério. Itens caros como servidores, equipamentos de rede e até mesmo notebooks de alto desempenho são fáceis de justificar. São investimentos que perdem valor ao longo do tempo, impactam os orçamentos e precisam ser substituídos ou segurados.

Mas nem sempre é apenas sobre o preço. Alguns itens de baixo custo, como certas assinaturas de SaaS, podem se acumular rapidamente quando escalados para centenas ou milhares de usuários. O custo sozinho não deve ditar o que é rastreado, mas é um fator essencial para garantir que itens de grande impacto não sejam negligenciados.

Precisa de manutenção ou atualizações regulares?

Ativos que exigem cuidados contínuos - como dispositivos que precisam de atualizações ou softwares que requerem manutenção frequente - são fortes candidatos para rastreamento. Perder prazos de manutenção pode gerar problemas graves: tempo de inatividade, vulnerabilidades de segurança ou até falhas sistêmicas.

Se a saúde de um ativo está ligada à carga de trabalho da sua equipe, é essencial saber onde ele está, quem é o responsável por ele e se está atualizado.

Está sujeito a governança ou conformidade?

Se um ativo lida com dados sensíveis - registros de clientes, relatórios financeiros ou qualquer informação coberta por regulações como GDPR ou HIPAA - ele precisa estar sob monitoramento.

Governança não é apenas saber que o ativo existe, mas conhecer todos os detalhes sobre ele: onde está localizado, quem o usa e se está configurado corretamente. Sem essa visibilidade, há risco de violação de conformidade, multas ou até vazamentos de dados evitáveis.

Consome licenças ou serviços?

Assinaturas e licenças podem ser difíceis de gerenciar. Serviços de software e nuvem frequentemente começam pequenos, mas seus custos podem aumentar rapidamente. Muitas vezes, isso acontece porque ninguém está acompanhando ativamente.

Monitorar esses ativos garante que você não está gastando demais em licenças não utilizadas ou violando contratos de uso. Também oferece a oportunidade de otimizar custos recuperando recursos subutilizados.

Qual o impacto no risco e na continuidade dos negócios?

O verdadeiro teste é: o que acontece se o ativo desaparecer amanhã? Se a resposta for "nada", talvez não valha a pena rastreá-lo. Mas se perdê-lo prejudica as operações, expõe a empresa a riscos ou atrasa projetos essenciais, então é um ativo crítico.

Ativos de TI que você deve rastrear

Nem todos os ativos têm o mesmo peso, e os que você decide rastrear devem estar alinhados com as prioridades da sua organização. Considere seu inventário de TI como um sistema dinâmico, onde cada item rastreado agrega valor, reduz riscos ou melhora a eficiência operacional.

Aqui está uma visão geral dos principais ativos a serem monitorados:

• Hardware: Computadores, servidores, dispositivos de rede.
• Software: Licenças, renovações, contratos.
• Serviços em nuvem: SaaS, IaaS, armazenamento.
• Consumíveis: Cabos, teclados, periféricos.
• Equipamentos especializados: Dispositivos médicos, equipamentos industriais.

Evitando o escopo excessivo

Embora seja tentador rastrear tudo, é essencial estabelecer limites. Cada item adicionado ao inventário aumenta o tempo e os recursos necessários para gerenciá-lo. Priorize ativos com impacto significativo, custo relevante e riscos associados.

Conclusão

Rastrear ativos de TI em 2025 não é apenas sobre criar um inventário, mas construir um sistema que beneficie a organização. Quando você adota uma abordagem colaborativa e foca no que realmente importa, o rastreamento de ativos se torna uma ferramenta de eficiência, segurança e crescimento.

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