Devido à estrutura de serviço e suporte como um todo, acreditava-se cegamente que não poderíamos fazer nosso trabalho em casa. Precisávamos ir até a empresa diariamente, e nos juntarmos fisicamente com a equipe. O outro problema que as empresas enfrentam é simplesmente conseguir confiar em seus colaboradores e pares.

Se eles tiverem uma cultura de comando e controle, é provável que você tenha gerentes que ficarão de olho em cada minuto do dia e no que você está fazendo. Esse modelo infelizmente não funcionará mais, simplesmente porque ele não existe mais nesses tempos de pandemia que estamos vivendo.

Estou trabalhando em casa há muito, muito tempo. O fato de não ter ninguém determinando o que eu devo ou não fazer minuto a minuto, porém sabendo que temos compromissos e prazos da mesma maneira, faz com que o auto-aprendizado seja constante para atingir-se maturidade e responsabilidade, e ser de fato, um especialista em home-office. E pasmem, todos podem ser.

Vou falar aqui um pouco de como se auto-administrar trabalhando em casa, independente do seu cargo ou posição. Se você estiver interessado no tópico de como gerenciar toda uma equipe remotamente, acompanhe os próximos artigos aqui no Blog do HDI Brasil, e os podcasts, pois falamos disso em outras publicações.

Vou lhe dar pequenas dicas para considerar e implementar, algumas explicações também; outras sugestões são simplesmente pílulas de conhecimento e ideias para adicionar a sua lista. Talvez você queira simplesmente pular e ler sobre o que é mais importante para você neste momento. No entanto, encorajo você a ler do primeiro ao último parágrafo do artigo.

O que você deve considerar:

• Seu espaço físico
• Sua tecnologia
• Sua preparação pessoal
• Seus relacionamentos familiares
• Seu estado emocional
• Sua personalidade 
• Sua introspecção (seu olhar para seu interior)
• Sua extrospecção (seu olhar para o exterior)
• Seus fatores de motivação
• As emoções do seu chefe / superiores
• As emoções de suas equipes e subordinados
• Suas habilidades em gerenciar atividades
• Suas habilidades em gerenciar de distrações
• Sua rotina

Ok, vamos começar!

Seu espaço

• Crie um espaço separado em sua casa com uma porta ou qualquer tipo de divisória, fixa ou móvel. A mesa da sala de jantar NÃO é o lugar para ter um escritório, a menos que seja o único espaço que você tem.
  
  
• Uma superfície sólida: seja uma bela bancada, mesa de escritório ou que seja uma porta em cima de dois cavalos de madeira, não importa, desde que seja sólida e firme.
  
  
• Iluminação incandescente na superfície sólida.
  
  
• Solicite suprimentos na papelaria, de forma que utilizava no escritório (post-its, clips, marca-texto, porta canetas, entre outros). 
  
  
• Se esforce ao máximo para adquirir uma cadeira de escritório bem confortável e ergonômica. Dependendo da empresa, a mesma poderá lhe auxiliar, mas caso contrário, faça um esforço pessoal para tal, é importantíssimo para sua produtividade, bem-estar e saúde. 
  
  

Sua tecnologia

• Tudo depende da sua tecnologia. Internet de boa velocidade é uma obrigação.
  
  
• Um telefone fixo pode não ser necessário. Embora se você estiver fazendo algum tipo de interação com o cliente, pode valer a pena. A maioria das empresas nos configurará com VOIP ou "softphone". Se for esse o caso, CONHEÇA o seu provedor de serviços, o registro de continuidade e disponibilidade. Você até pode usar o celular, mas dependendo da situação pode não ser adequado. 
  
  
• Uma impressora será útil. Elas não são caras; a TINTA é cara, então compre algo em que isso não seja um problema.
  
  
• Fone de ouvido de boa qualidade. Você não quer que seu pescoço e seus ombros lhe digam que estava no telefone o dia todo em casa.
  
  
• Configuração de segurança em sua conexão sem fio é primordial. Não permita que seus familiares usem seu computador do trabalho e esteja ciente de que você deve manter os mesmos protocolos de segurança em casa, não acessando determinados sites no computador do trabalho
  
  

Sua preparação pessoal

• Faça sua cama.
  
  
• Usar sua roupa de academia para trabalhar, pode ser uma grande armadilha.Nestes tempos das conexões de vídeo e reuniões virtuais, tendemos a vestir-nos acima da cintura e usar roupas ‘’casuais’’ abaixo. Minha sugestão é se vestir INTEIRAMENTE como se fosse sair para o escritório. Isso muda sua atitude mental. Não fique com preguiça, faça e sinta-se de fato trabalhando na empresa.
  
  
• Preste atenção à sua higiene; Isso o fará sentir-se sempre bem, mesmo estando sozinho. Higiene é para nossos bem-estar, não apenas para mostrar-se publicamente. 
  
  
• Provavelmente você vai comer em casa. Pense no que você terá para almoçar e jantar todos os dias e prepare-o. Lembre-se, é muito difícil estar em pleno funcionamento de seu corpo e mente com batatas fritas, salgadinhos e refrigerantes.
  
  
• Arranje tempo para se mexer, assim como você faz no trabalho. Você não está caminhando do estacionamento para o prédio; você não está subindo e descendo as escadas para visitar outros departamentos. Então exercite-se. 
  
  

Seus relacionamentos familiares

• Cônjuges ou parentes em geral: vocês podem estar em casa trabalhando, em videoconferências simultâneas, ouvindo os assuntos alheios e tentando se concentrar no trabalho. Vai levar algum tempo para se acostumar com isso durante o expediente. Já quando o trabalho acaba, deve terminar de fato! A separação dos horários, respeito dos limites do outro, bem como separar a hora de trabalho com a hora de lazer, deverá ser muito bem conversado entre as partes para que cheguem a uma política funcional. 
  
  
• Filhos: Eles provavelmente estão em casa agora e não voltam à escola. Eles falam alto; eles vão querer sua atenção. Você pode orientá-los, definindo fronteiras e limites (sim, isso de novo). "Quando a porta da mamãe ou do papai está fechada, isso significa que não podemos ser incomodados a menos que alguém esteja sangrando." Sei que existem muitas ideias no Pinterest para chamar a atenção dos seus filhos sobre esse assunto. 
  
  
• Animais de estimação: todos nós precisamos reconhecer que haverá latidos e miados ao fundo. Estamos unindo nossas vidas pessoais às nossas vidas profissionais, como nunca tivemos antes, e TODOS estamos fazendo isso. Caso não consiga se isolar e os latidos aparecerem, brinque (não brigue) com seu pet e conte sobre ele para o pessoal que está na reunião virtual ou telefone. Isso deixa o clima mais leve.
  
  

Seu estado emocional

Não importa quanto tempo esse evento atual continue, a vida ficou mais estressante. Um dos meus mentores especialistas em liderança, Richard Boyatzis, me disse recentemente: "O estresse nas doses que estamos recebendo agora causa comprometimento cognitivo, perceptivo e emocional". Você pode dizer que isso é verdade devido às deficiências perceptivas de muitas pessoas que acreditam que o papel higiênico é a moeda mais importante do mundo e deve ser guardada.

Os tempos são incertos. O medo é grande. O medo nesse caso, porém, significa que nos preocupamos com algo que conquistamos, mas que querem tirar de nós.

Permita-me reiterar o que digo a todos os meus alunos nas minhas aulas do HDI, e é cada vez mais importante agora. DESLIGUE AS NOTÍCIAS! Isso está simplesmente nos deixando doentes. Se você precisar assistir, escolha um programa com credibilidade e veja por 20 minutos pela manhã e 20 minutos à noite.

Esse tópico poderia ser um livro inteiro; no entanto, eu simplesmente quero encorajá-lo a prestar muito atenção com as informações que você consome nesse momento crítico. Tudo que entra, toma um espaço na sua mente e pode lhe minar de alguma forma, ou estar lhe desmotivando sem que perceba. Se consumir informações que lhe façam mal, jogue fora da sua mente e não fique falando ou pensando sobre. É muito importante manter a sanidade e a motivação em tempos sombrios. 

Sua personalidade

Sempre utilizei o método DISC (Dominância, Influência, Estabilidade e Conformidade) para avaliação comportamental dos meus times. Caso não conheça, a avaliação DISC é um modelo baseado no trabalho do Dr. William Moulton Marston (1893-1947) para examinar o comportamento dos indivíduos em um determinado ambiente. Para Marston, existem quatro tipos básicos de comportamentos previsíveis observados nas pessoas:

Dominância – relativo a como a pessoa lida com problemas e tarefas, controlando-os.

Influência – relativo a como a pessoa lida com pessoas e influencia os outros, motivadores.

Estabilidade – relativo a como a pessoa lida com seus relacionamentos, cuidadores natos.

Conformidade – relativo a como a pessoa lida com regras e procedimentos estabelecidos por outros, detalhistas e focados em cada procedimento.

Eu estava brincando com um amigo sobre essas personalidades e como elas estariam trabalhando sozinhas em suas casas. Cada estilo tem seus pontos fortes e fracos e isso é esperado. Com bom humor, chegamos a algumas conclusões:

• D = Somos democráticos aqui em casa. Além de mim, o cachorro e as plantas também mandam em tudo. 
  
  
• I = Faz vídeos de conceitos autoexplicativos e processos de trabalho enquanto olha no espelho atrás da câmera para verificar o cabelo.
  
  
• S (E em português) = Perguntar ao chefe três vezes ao dia: “Você ainda precisa de mim? O que posso fazer para você?"
  
  
• C = O trabalho nunca está concluído porque sempre algum detalhe passou batido pelo time e precisa ser revisitado. Sempre pedindo novos prazos por detalhes imperfeitos!

Sim, eu sei que isso é bobagem, mas esses tempos exigem um pouco de humor.

Sua introspecção e extrospecção

Agora, isso é muito importante. Vamos chegar à definição real dessas duas características, e como a situação atual do trabalho em casa virou o jogo para os introvertidos. 

• Os introvertidos obtêm sua energia ao estarem sozinhos, e isso os ajuda nesse momento a pensar com clareza e com foco em relação aos temas do dia-dia, pois não possuem a necessidade de interação, pelo contrário, e ao estar em casa, sozinhos e concentrados, os possibilita pensar profundamente sobre itens importantes, e ao chegar nas reuniões virtuais, estarão prontos para trazer ideias e pensamentos trabalhados ao time.
  
  
• Os extrovertidos obtêm sua energia de estar com outras pessoas. Quando estão sozinhos, eles começam a se sentir apáticos e se arrastam para conseguir trabalhar adequadamente as ideias e soluções. 

É importante saber porque, se você passa muito tempo sozinho em um escritório em casa como introvertido, está no paraíso. Sua produtividade aumentou, você tem distrações limitadas.

Como extrovertido, porém, será um desafio trabalhar sozinho em casa. A melhor coisa a fazer é agendar videoconferências pelo menos uma vez ao dia e trabalhar concentrado por períodos de até 40 minutos sem pausas, e nos intervalos caminhar um pouco, se alongar e fazer alguma ligação ou reunião virtual.

Isso será importante para os extrovertidos, principalmente se eles quiserem ser produtivos. Se você estiver gerenciando um extrovertido, mantenha contato com eles, mas não sobre o trabalho ou se ele foi feito. Apenas esteja presente para eles.

Seus fatores de motivação

Temos motivadores intrínsecos e extrínsecos. O salário é só mais um motivador. Precisamos encontrar algo importante para nós que nos leve a realizar as coisas que são importantes para o trabalho. Estamos falando de autonomia, domínio e propósito. Eu gostaria de acrescentar mais algumas: significado, clareza (segurança) e pertencimento.

Somos movidos por essas necessidades internamente, algumas mais que outras. Se você tem alguém que é motivado pelo senso de pertencer ao local físico da empresa e ele está em casa, isso vai degradar a energia e eles terão dificuldade em trabalhar. Se você é um gerente controlador e exerce tal controle com alguém motivado pela liberdade (autonomia), prepare-se para uma rebelião. A lição aqui é conhecer a si mesmo, conhecer seus colegas e conhecer sua equipe, e atendê-los quando necessário.

As emoções do seu chefe / superior

Perceba que seu chefe está passando pelas mesmas coisas que você, apenas amplie-o porque está gerenciando várias pessoas (talvez mais que você), gerenciando seus chefes e gerenciando uma maneira totalmente nova de realizar o trabalho. Este é um momento para abordá-los apenas com soluções, não com problemas. O que isso significa para você?

Em vez de chamá-los o tempo todo, pense em como eles abordam os problemas. Mergulhe fundo na sua mente para solucionar problemas. Encorajo as pessoas a encontrar pelo menos três soluções para todos os problemas e, em seguida, ligar para o superior, compartilhar as três soluções e, juntas, identificar a melhor abordagem. Isso ajudará os gestores a se concentrar no que é importante, em vez de lidar com frustrações que roubam tempo. Esta é uma maneira de ajudá-los.

Suas habilidades de gerenciar atividades e distrações

Portanto, esse é provavelmente um dos aspectos mais importantes do trabalho em casa. Se você não fez isso por muito tempo ou está apenas começando, está prestes a fundir seu mundo pessoal com o seu ambiente de trabalho. As tentações são grandes, mas podem ser gerenciadas. A emoção que sentimos em torno disso por uma pessoa que trabalha é culpa. Para um gerente, é uma ansiedade muito grande confiar em seu pessoal para fazer o trabalho.

A palavra-chave para todos que trabalham em casa é FLEXIBILIDADE. As coisas vão surgir. Você vai querer aproveitar o tempo que está em casa para lavar a roupa, ir para o quintal, tirar uma soneca e, às vezes, ficar sem rumo, e isso tem que ser bom ... até certo ponto.

As quebras de distração são cientificamente necessárias para resolver problemas e permitir que o cérebro descanse para que os pontos possam ser conectados. Se você precisar de uma pausa para dar uma volta ou fazer outra coisa, o incentivo de um dos meus colegas de negócios que gerencia uma equipe remota em uma empresa da Fortune 500 é: "Comunique e converse sobre sua rotina em casa com o seu superior. Apenas deixe que ele saiba o que você precisa em termos de flexibilidade. Todos nós temos mais empatia agora, porque estamos juntos em um lugar que nunca estivemos antes na história deste planeta’’. 

Engraçado, meu sócio registrou que sua equipe está produzindo mais do que nunca. O home-office está criando colaboração de fato, o que deveria ser feito há muito tempo. Essa autonomia nos leva a aumentar a produtividade. Essa ciência foi comprovada repetidamente em todos os estudos desde a década de 1950. A lição aqui é confiar um no outro; não os faça ‘’merecer’’ confiança, não parta deste pressuposto antiquado.

Gerentes, estou falando com você. Afaste-se das reações bruscas e do microgerenciamento e permita que seu pessoal seja adulto, faça o que precisa ser feito. e faça o trabalho. Crie um ambiente mais orientado para resultados e observe-o crescer. Veja como aumentam a produtividade e, em seguida, observe como eles prosperam e desfrutam de seu trabalho de maneira muito maior quando a mágica acontece. 

Sua rotina

Isso é para se pensar. A vida mudou, e ninguém sabe ao certo quanto tempo faremos isso desse jeito. Meu encorajamento para você é tentar coisas diferentes para sua rotina, que estejam dentro das diretrizes de sua cultura de trabalho. Provoque atividades, provoque conversas one-to-one com seus times e pares. 

Dedique parte do tempo que você costumava passar no caminho ao trabalho ou trânsito, ao seu sono. Isso é sábio porque o sono aumenta sua resposta imune, e precisamos disso agora.

Você descobrirá o que funciona para você. Lembre-se, coisas como os itens abaixo, o farão ter uma rotina bem diversa e saudável mentalmente e fisicamente para trabalhar melhor neste modelo:

• Tomar banho e vestir-se bem
• Se alimente de comida saudável
• Beba água
• Movimente-se 3 a 4 vezes por dia
• Trabalhe com blocos de tempo com intervalos
• Passe tempo de qualidade com a família / amigos
• Cuide de seus animais de estimação
• Procure tempo silencioso para recarregar
• Durma mais e melhor

Tudo ficou diferente. Queremos entender isso e superar isso juntos. Faremos o trabalho. Nós estamos simplesmente fazendo algo diferente. Se cuida. Seja legal com você. Permita-se tempo para se ajustar. Seja fácil com os OUTROS. Forneça-lhes espaço. E perceba que todos nós precisamos ser FLEXÍVEIS, e está tudo bem!

Se você precisar conversar e manobrar seu caminho em torno deste tópico, fale conosco! Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.. 

* Deborah Monroe é sócia do Institute for Organizational Performance, e é instrutora sênior do HDI. Trabalhando com todos os níveis de liderança executiva, gerência e colaboradores individuais, Deborah se concentra na integração de seres humanos e processos para criar um ambiente de trabalho equilibrado. Seu objetivo é desenvolver compreensão e empatia, criando um resultado positivo através da retenção de funcionários e clientes.