Muitas vezes durante palestras que tive a oportunidade de realizar, fiz a seguinte sequencia de perguntas ao público presente:

1- Quem nesta sala acredita que as pessoas trabalham melhor quando recebem feedback? – Nesse momento a grande maioria das pessoas levanta a mão.
2- Quem aqui recebe feedback constantemente? Já nesta pergunta, ocorre um momento mais introspectivo pois começamos a analisar não somente o o fato de não recebermos feedback, mas também a frequência com que damos o feedback aos membros da nossa equipe.

Fica evidente que um processo de feedback estruturado e contínuo é um grande aliado do gestor para tempos de mercado aquecido e geração Y, assim criamos um ambiente que permite a retenção e desenvolvimento de talentos dentro de sua equipe.

Existem diversas vertentes sobre a melhor forma de dar o feedback aos colaboradores, no entanto, como de praxe sou adepto de práticas simples e diretas, pois acredito que assim conseguimos coloca-las em prática.

Primeiro é importante deixar claro ao colaborador que o processo de feedback é um momento voltado para o seu desenvolvimento profissional e tem como objetivo passar a ele a forma como ele é visto pelos seu gestor e como pode estar sendo percebido pelos outros membros da organização.

De início é importante definir a periodicidade com que fará as conversas de feedback, essa frequência depende do número de pessoas em sua equipe e a natureza das atividades, para equipes operacionais quanto mais feedback melhor, pois os resultados são de curto prazo, para equipes de gestão, devido a natureza das ações ser de médio e longo prazo o feedback pode ser estendido para ciclos de 3 até 6 meses.

Inicio
Antes de tudo é importante que sempre que um novo colaborador faça parte de sua equipe, durante sua conversa de boas vindas você deixe claro quais são os critérios que você considera quando avalia a qualidade do trabalho do seu time, isso serve para que desde o início você deixe claro o que espera do trabalho deste colaborador dentro da empresa.

Eventos

Durante o período entre as reuniões o gestor deve ter sempre a mão o caderninho ( que não precisa ser um caderno, pode ser tablet, celular e etc.) aonde irá anotar os eventos principais com relação a sua equipe, tantos positivos quanto negativos.

Essa etapa é importante pois durante o feedback você jamais deve julgar o indivíduo, mas sim seu comportamento. Um gestor não deve falar frases como:
“- Você é muito desorganizado”, mas sim colocar os fatos a frente: “- Percebo que sua mesa é um pouco desorganizada”. Assim você evita de julgar a pessoa e analisa os fatos e atitudes.
Por isso quanto mais assertivo formos nas situações mais claro fica nosso feedback.

Reunião
É importante agendar um momento individual com cada membro da equipe, e durante a reunião deixar claro que você irá expor sua percepção dos fatos , com o objetivo de agregar para o desenvolvimento da carreira do colaborador.
Essas conversas normalmente duram entre 60 a 90 minutos, mas é importante antecipadamente definir o tempo de duração para focar nos assuntos relevantes.

Durante a conversa, existem algumas técnicas muito eficientes, uma das mais conhecidas é a técnica “sanduiche” ou sanduíche do livro Constructive Feedback de Roland e Frances Bee.

Essa técnica pode ser feita tanto para atitudes positivas quanto para pontos a desenvolver e consiste em segmentar o feedback em três etapas:

1- Reconheça uma atitude ou valor positivo no receptor (Ex.: seu esforço tem sido admirável, sua determinação é louvável, você tem contribuído bastante para nossa produtividade, sua inteligência tem nos ajudado a elaborar relatórios etc.).

2- Forneça o feedback. Sempre focado em comportamentos (Ex.: Sua apresentação este mês não está sendo eficiente, seu discurso ontem não foi adequado para a situação etc.), não na identidade (Ex.: Você não consegue fazer cálculos, você não é capaz de criar sinergia na equipe, você é ruim para trabalhar em equipe etc.). Ao invés de dizer: “admiramos seu trabalho, mas você...”, diga: “admiramos seu trabalho e gostaríamos que você...”.

3- Você deve “fechar o sanduíche” com outro reconhecimento. Desta vez, orientando ao futuro e de forma positiva (Ex.: Acredito que, no futuro, você será capaz de apresentar nossos resultados de forma eficaz).

Na técnica “sanduíche”, nós inserimos o feedback no meio de dois elogios. Isso faz com que a pessoa que o está recebendo, torne-se mais receptiva e atenta aos conselhos e direcionamentos passados.

Por fim, mantenha-se disciplinado na periocidade das reuniões, elas darão consistência ao processo e permitirão que você e sua equipe mantenham vivos o objetivo de todos crescerem profissionalmente.

Abraços e Sucesso!