Empresas de todos os portes têm aderido a onda da definição de processos corporativos. Algumas entraram tão fundo nesse modelo de gestão que se tornaram corporações totalmente orientadas a processos.

Eu sou um grande defensor dos processos, acredito que a alta direção deve dedicar cada vez mais tempo para influenciar todos na empresa para participem da adoção e da constante melhoria entre processos. Sem esse apoio, os processos simplesmente caem em desuso.

Tenho tido contato com muitas empresas com processos em diversos estágios de desenvolvimento, mas são poucas as que realmente conseguem transformá-los em operações bem orquestradas de negócio.

O maior problema é que definir, otimizar ou mudar radicalmente qualquer tipo de processo, pode não trazer os resultados práticos esperados se não tiver uma estratégia de produtividade atrelada. Na maioria dos casos, as empresas documentam seus processos, publicam na Intranet e acham que a equipe vai usar sempre que precisar.

Algumas empresas adotam algum tipo de sistema IT para gestão de seus processos, mas às vezes, a complexidade é tão grande que dificilmente o benefício aparece na ponta. Pouquíssimas estão realmente monitorando seus processos para entenderem onde estão os gaps de execução e raríssimas empresas estão empregando sistemas de IT em conjunto com ferramentas de produtividade.

De que adianta ter o processo perfeito se, quando as atividades são distribuídas entre os colaboradores, eles não têm tempo para executá-las? Do que adianta ter toda a documentação se, quando a equipe precisa checar algum procedimento, não tem fácil acesso?

Não adianta ter processos, é preciso pensar na produtividade destes na ponta. É preciso se preocupar de que forma as atividades de diversos processos devem ser priorizadas e sobrepostas. Como devem ser colaboradas entre o time. Qual processo é realmente importante ou urgente.

Se o colaborador usa Microsoft Outlook, Lotus Notes ou algum outro software para gerenciar suas atividades diárias, é dentro destes aplicativos que as atividades do processo devem estar inseridas e gerenciadas de forma macro pelo sistema de processo.

O autor americano, Jim Collins, autor de Feitas para Durar e que lançou o livro How Mighty Fall (Como as grandes caem), fala sobre os principais estágios que fazem uma empresa falhar. Uma frase dele fantástica diz que “A crise obriga as empresas a ter foco. Prosperidade não.”.

Neste momento de crise, muitas empresas, com falta de prosperidade começam a olhar para dentro para melhorar seus processos. Essa deveria ser uma prática constante e não apenas esporádica, mas quando esse momento chegar, pense não apenas no processo, e sim, em como torná-lo produtivo na ponta da execução.