O gerenciamento estratégico e cuidadoso de todos os seus ativos de software e hardware de TI pode render grandes dividendos para os acionistas da empresa. Aqui está como fazê-lo, e colocar a TI no mapa da alta gestão com enorme saving financeiro.

Nos dias de hoje, com as empresas buscando um modelo híbrido de trabalho, a Gestão de Ativos de TI fica ainda mais desafiadora. 

Nesse artigo, coloco dicas importantes para profissionais de ITSM que planejam implementar um gerenciamento de ativos de TI eficaz. Essas quatro etapas fáceis podem orientá-lo na implementação de processos e procedimentos, ou na melhoria dos processos atuais de gerenciamento de ativos e na criação de um sistema mais confiável. 

Etapa 1: entender o que é um sistema de gerenciamento de ativos de TI

O gerenciamento de ativos de TI suporta o ciclo de vida do ativo, desde a aquisição até a desativação, por meio de uma coleção de práticas de negócios inter-relacionadas que vinculam funções financeiras, contratuais e de estoque.

A infraestrutura de TI é um ambiente em constante mudança. A infra muda diariamente com as atividades de integração e desligamento, funcionários mudando de local, atualizações de equipamentos de rede, aquisições e muito mais. Todas essas mudanças afetam os ativos de TI, hardware e software.

Com a estrutura adequada de gerenciamento de ativos de TI, possíveis problemas de TI podem ser resolvidos de forma rápida por meio de uma melhor visibilidade da administração de TI em todos os ativos na infraestrutura de TI organizacional, incluindo a rede, o data center, os locais remotos e as estações de trabalho dos usuários.

Nota: teremos uma palestra incrível sobre esse tema no HDI Experience 2022 - Híbrido, dias 21 a 23 de setembro: Gestão de Configuração e de Ativos de TI na era da Nuvem e da Mobilidade, por Decio Eduardo, expert no tema e profissional da Petrobras. Não perca!

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GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE HARDWARE

O gerenciamento de ativos de hardware está rastreando e gerenciando os ativos físicos de Tecnologia da Informação para a organização durante seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Os objetivos do gerenciamento de ativos de hardware são contabilizar todos os ativos de hardware no ambiente e fornecer um local centralizado para o departamento de TI conseguir prover uma visibilidade adequada do inventário. Outras metas incluem suporte com contratos de fornecedores e gerenciamento de locações, auxiliando no planejamento de capacidade e fazendo previsões orçamentárias com base no ciclo de vida do ativo e no planejamento de integração/desativação.

GERENCIAMENTO DE ATIVOS DE SOFTWARE

O gerenciamento de ativos de software é semelhante ao gerenciamento de ativos de hardware, mas concentra-se em ativos de software, incluindo licenças, versões e estações de trabalho instaladas. As práticas da Information Technology Infrastructure Library (ITIL) afirmam que o Software Asset Management (SAM) é toda a infraestrutura e processos necessários para o gerenciamento, controle e proteção eficazes dos ativos de software dentro de uma organização em todos os estágios de seu ciclo de vida.

Etapa 2: Solucionar o estado atual de seus ativos

Aqui estão alguns problemas comuns no gerenciamento de ativos para solucionar:

O processo existente pode ser manual e difícil de gerenciar. Todos os registros de ativos podem estar em diferentes planilhas e bibliotecas do SharePoint, tornando-os difíceis de gerenciar e propensos a erros. Não há visibilidade da movimentação e realocação de ativos internos, danos ou roubos, poe exemplo. AInda, o alto custo de rastreamento de ativos devido a locais distribuídos, atividades de integração e desligamento, também contribuem com a dificuldade.

Sem um sistema / processo confiável de gerenciamento de ativos de TI, o departamento de TI pode estar sujeito a problemas de segurança, financeiros ou legais.

Etapa 3: Identifique seus objetivos

Os objetivos da implementação de um sistema de gerenciamento de ativos de TI são:

- Permitir que a empresa tenha uma localização centralizada de todo o seu patrimônio de TI.

- Ajudar a estabelecer um planejamento orçamentário organizado para planejamento anual de capacidade de ativos e aquisição para atualizar ativos em fim de vida.

- Fornecer um roteiro para o departamento de TI do ciclo de vida dos ativos de infraestrutura do que será suportado e do que não será.

- Ajudar a equipe de suporte a fornecer resolução eficiente de incidentes de TI.

- Ajustar adequadamente o descarte de recursos de TI, garantindo a conformidade com as licenças e evitando riscos sempre que possível.

Etapa 4: Execute seu plano

Não tente resolver todos os problemas de uma vez, mas implemente o Gerenciamento de Ativos de TI em etapas. Divida seu projeto em entregas menores e mais gerenciáveis.

- Defina políticas, processos e fluxos de trabalho para práticas de recebimento, inventário e rastreamento de hardware e software.

- Desenvolva processos e fluxos de trabalho para mudanças e movimentações, colheitas e reimplantação, e solicitações de serviço.

- Desenvolva procedimentos operacionais padrão, processos, políticas e fluxos de trabalho para rastrear o descarte de ativos.

- Defina os requisitos de relatórios para manter o gerenciamento de ativos atualizado.

- Desenvolva compromissos de auditoria trimestrais para coleta e validação de dados para garantir sua frota de ativos.

Seguir essas quatro etapas pode fornecer um sistema e um processo de gerenciamento de ativos bem-sucedidos que podem ajudar a empresa a cumprir suas obrigações e eliminar qualquer risco associado aos ativos de TI, seja hardware ou software. Com absoluta certeza, e dependendo também do tamanho da empresa e quantidade de ativos, esse processo bem estabelecido pode economizar muito dinheiro para a companhia em várias frentes, e dependendo dos resultados que a TI obtiver, terá mais essa oportunidade de entrar no mapa estratégico da empresa.

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* Moe Suliman tem 18 anos de ampla experiência em gerenciamento e operações de serviços de TI. Apaixonado pela melhoria da operação de gerenciamento de serviços, Moe é um profissional prático de ITSM que se esforça para ajudar as organizações a alcançar a excelência operacional e melhorar sua entrega de serviços e práticas de gerenciamento de operações. Moe atuou em cargos de liderança de ITSM em muitas grandes organizações em vários setores, incluindo investimento, financeiro, varejo, saúde, desenvolvimento de software, imobiliário e industrial.