Com tantas licenças de hardware e software em uso, é importante ter uma maneira confiável de rastrear cada ativo durante todo o seu ciclo de vida. A Gestão de Ativos de TI é uma ferramenta de trabalho importante, mas muitas vezes esquecida, que pode impactar na otimização de custos em toda a sua empresa.

A Gestão de Ativos ajuda a mantê-lo (a) informado (a) sobre seus ativos físicos e de TI, desde o momento de definição de orçamento até o uso atual. Sem uma estratégia bem definida e abrangente, você corre o risco de que ativos em toda a sua empresa expirem, falhem ou sejam esquecidos. Como resultado, podem aumentar os custos em sua operação e empresa desnecessariamente, e diretamente.

O que exatamente é a Gestão de Ativos de TI?

A Gestão de Ativos de TI é um conjunto de processos de negócios planejados e desenhados para gerenciar o ciclo de vida e o inventário dos ativos de TI da empresa. Importante ressaltar que uma plataforma (software) de Gestão de Ativos ajudará a acompanhar e alertar sobre quaisquer problemas. Essa ferramenta deve rastrear tudo, desde software e hardware até conformidade de licenciamento e expiração de licença, integrando esses insights às atividades da Gestão de Serviços de TI (ITSM). Mas claro, independente da ferramenta ou software utilizado, o processo precisa estar desenhado e ser compatível com a sua realidade de negócios, bem como a levar em conta a agilidade que seu negócio necessita.

Além disso, a Gestão de Ativos marcará a localização de cada ativo e facilitará as mudanças de localização – sejam elas físicas ou digitais. Um exemplo disso é quando um laptop é retirado para um funcionário que se muda para outro local de trabalho. Ferramentas eficazes de Gestão de Ativos também permitirão que você rastreie a entrega, os reparos e as substituições de hardware.

Ainda mais importante, a ferramenta de Gestão de Ativos precisa conversar com ferramentas de banco de dados da Gestão da Configuração (CMDB), e definir o relacionamento entre ativos para representar qualquer serviço de TI. O CMDB contém ativos intangíveis, como serviços, e os vincula a ativos físicos, como hardware e software.

Impactos da Gestão de Ativos em diversos setores

O processo de Gestão de Ativos de TI pode afetar vários setores da economia, e de várias maneiras, desde a redução do desperdício até a renovação de licenças que expiram. A Gestão de Ativos pode reduzir os custos administrativos de uma empresa em até 30%, de acordo com o Gartner.

Aqui estão alguns setores para os quais a Gestão de Ativos de TI pode ter o maior impacto:

INDÚSTRIA FINANCEIRA

Os softwares de Gestão de Ativos Financeiros geralmente se referem ao gerenciamento de ativos monetários, incluindo carteiras de investimento, contas de poupança e outros interesses adquiridos. No entanto, no contexto da Gestão de Ativos de TI e do software de Gestão de Configuração e Ativos de serviço para esse mercado, é um pouco diferente. O setor financeiro conta com processos, softwares e soluções importantes de Gestão de Ativos, que devem permanecer em conformidade com as leis e regulamentos locais, federais e internacionais. As soluções de Gestão de Ativos de software podem garantir que todos os ativos econômicos, equipamentos e softwares em geral em uso atendam às necessidades da equipe e permaneçam em conformidade com todas as regulamentações.

EDUCAÇÃO E ENSINO SUPERIOR

Licenças para plataformas de aulas online, anotações digitais, projetores caros, computadores, impressoras 3D e sistemas de som podem ser rastreadas em uma ferramenta de Gestão de Ativos de TI. O rastreamento de licenciamento de hardware e software compartilhado para ferramentas digitais é fundamental para fornecer uma experiência positiva em sala de aula. Com tantos ativos espalhados por várias escolas e distritos escolares geograficamente grandes, um lapso de licença de software para algo tão simples quanto o Microsoft Word pode causar grandes problemas.

INDÚSTRIA DE SAÚDE

Na área da saúde, manter o hardware e outras grandes peças de tecnologia atualizadas pode ser uma questão de vida ou morte. A Gestão de Ativos pode ajudar a garantir que as licenças e contratos de software sejam renovados em tempo hábil para sistemas de gestão dos pacientes (gráficos, dashboards, histórico e etc), e que os principais equipamentos, como máquinas de ressonância magnética, entre outras máquinas críticas, sejam atendidos e mantidos.

A Gestão de Ativos de TI também pode garantir que as demandas de renovação de contratos e elaboração de orçamentos sejam atendidas em relação a esses ativos. A Gestão de Ativos de TI é uma maneira simples de rastrear centenas de ativos digitais e milhares de equipamentos vitais que podem se mover entre escritórios ou hospitais.

APROVEITE OS SEUS ATIVOS DA MELHOR FORMA

Geralmente, os ativos em si da sua empresa são tão bons quanto o seu sistema de gestão. No entanto, é importante notar que a Gestão de Ativos de TI é apenas uma peça do quebra-cabeça maior. A Gestão de Ativos de TI, juntamente com a Gestão de Serviços de TI (ITSM), pode ir além do departamento de TI para agilizar os processos em outras áreas do negócio. É preciso apenas atenção e dedicação à estratégia para que isso aconteça.

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(*) Nancy Louis Nord é diretora de empresas de tecnologias voltadas a Gestão de Serviços de TI (ITSM) há muitos anos, responsável por programas de marketing globais e regionais. Com mais de 14 anos de experiência em liderança global na indústria de software ITSM, ela é uma palestrante procurada em conferências e colaboradora de várias publicações importantes da indústria.