Em maio desse ano, o grupo de discussão Workplace Advisory Board do HDI publicou aqui no blog um artigo baseado em um interessante debate, com o título Métodos ágeis para os serviços de TI. Devido ao tema ter tido um alto interesse no mercado e muita leitura, o grupo entendeu que era possível estender o tema e aprofundar alguns tópicos. Dessa forma, surgiu o artigo Métodos ágeis para os serviços de TI - parte 2.

No artigo anterior (clique aqui para ler a parte 1), trouxemos uma visão macro do significado e objetivos dos métodos ágeis e sua aplicação, e deixamos claro que ‘’não existe receita de bolo’’, cada operação deverá adaptar os métodos aos seus processos e cultura. Além disso, automação poderá ser uma grande aliada, desde que cada etapa do processo seja cuidadosamente estudado. Você leitor, verá inclusive aqui um passo a passo sugerido para iniciar a mudança cultural para o método ágil para serviços de TI.

Bom, seguindo em frente com nosso tema, o ponto inicial do segundo debate no grupo foi que, para que a empresa execute os seus projetos de forma ágil, existe uma preparação antes. Temos a tendência de observar resultados em determinadas operações e empresas, e achar que porque hoje os projetos fluem e são ágeis e práticos, esse resultado é fácil de se atingir. Aí que mora o perigo: não ache, de forma alguma, que arredondar o método ágil para sua operação será fácil. Você tem grandes desafios pela frente, como planejamento, estudo, mudança cultural, convencimento dos pares, treinamentos das equipes, configuração de sistemas, e assim por diante.

É preciso conhecer tecnicamente a fundo as necessidades dos clientes e seus projetos para implementar o agile. Sendo assim, em muitas empresas existe a figura do ‘’especialista’’ em agile. Geralmente, é um colaborador de certo departamento que possui habilidades de gestão de projetos, e se especializou nos modelos ágeis para contribuir com toda a empresa.

O especialista em agile dentro da empresa, é um mestre em extrair informações dos departamentos e transformar isso em processos ágeis.

As organizações que utilizam os princípios de gestão tradicionais operam em modelos de departamentos, com prioridades individualizadas. No modelo ágil, o desafio é gerar entrega de valor ao negócio em ciclos curtos e com alto poder de adaptabilidade.

Para começar, é preciso realizar um brainstorming que seja flexível, com pensamento livre e sem um método específico, analisando cada etapa dos processos e funcionamento de determinada atividade ou projeto. Depois com o desenho inicial, colocamos os métodos para funcionar (LEAN, SCRUM, DEVOPS, KANBAN, etc). O método usado pode ser o que mais se aproxima das características do seu negócio. 

Muitas vezes, rodadas inteiras de debates nos trazem apenas um desenho inicial. Mas depois com os SPRINTs, imprimimos velocidade na execução e assim temos ações e entregas curtas, com alta frequência.

O agile é diferente porque vai se ajustando, no caminho. Em muitas ocasiões, o agile não significa ser mais rápido em termos de velocidade, mas sim em qualidade aliado a velocidade.

PASSO 1: definir a figura do facilitador (cada método ou empresa poderá ter uma nomenclatura diferente), ou especialista em projetos ágeis.

PASSO 2: definir um grupo de pessoas que irão compor a equipe ou as equipes multidisciplinares (squads).

PASSO 3: realizar o brainstorming que citamos anteriormente e definir com as equipes, as entregas de curto prazo (sprints).

PASSO 4: motivar o time. Importante é trabalhar o engajamento do time do projeto para que siga o plano.

PASSO 5: falhar, e aprender com os erros, é crucial para o mindset ágil.

PASSO 6: realize as STAND-UPS meetings de 10 a 15 minutos diariamente, sobre os entregáveis e dificuldades. Utilize-se de ferramentas para agilizar a gestão (Trello, Monday, ou similares).

O que está rodando, é o dia-dia processual, e isso pode ser melhorado ou até integrado ao modelo ágil. Os novos projetos podem ser pensados e concebidos também neste modelo. Missão crítica, por exemplo, é menos AGILE e mais tradicional. Exemplo: cliente não quer abrir chamado, mas nós precisamos disso para termos as métricas. Automatize a abertura do chamado! Redução de custos no final. Dentro do LEAN, por exemplo, classificar o chamado não agrega valor para o usuário final. Automatize, ou pense se é um passo necessário.

Pelo fato das entregas serem de curto prazo, não há necessidade de serem criados controles robustos acima do necessário, mas sim, indicadores de performance que contribuem com as entregas ágeis.

No final do dia, o importante é utilizar o ágil para discutir as decisões de negócio em conjunto, e finalmente temos a oportunidade quanto profissional de suporte e serviços de TI, de termos uma participação efetiva nos projetos da empresa.

ENGAJAMENTO: necessário engajar a empresa inteira no mindset ágil. Clientes e usuários participam juntos.

VELOCIDADE: vem ao encontro com a velocidade do mundo hoje, temos que ser ágeis.

PROBLEMA: não se esconder atrás do AGILE para mudar o processo que não lhe agrada ou trabalhar com mais displicência.

PROCESSO NUNCA MORRE. Para ser ágil, é preciso ter processos, e muito bem definidos por sinal (lembra do Mc Donalds? Processo bem montado e agilidade na entrega).

AGILE: deve questionar os processos atuais, e NÃO eliminar processos.

AGILE: trabalha no DESAPEGO aos processos tradicionais.

LEMBRE-SE, errar não é ruim! Por conta da cultura do ‘’apontar o dedo’’ para erros no Brasil, as pessoas se escondem, não inovam e os processos se tornam ineficientes. O AGILE traz o erro como descoberta rápida que algo não dá certo, e rapidamente propõe a mudança para acertar.

CULTURA: o medo de errar e defender o seu emprego em uma economia instável, leva os profissionais a evitarem a inovação, e com isso o AGILE entra na lista de itens evitados.

Nosso intuito, era trazer o debate para o papel e poder dividir com você leitor, essas ideias e planos de ação. Acreditamos neste passo a passo como básicos para que inicie uma cultura ágil em sua empresa. Ainda, atente-se aos fatores críticos de sucesso, muitos projetos, bem planejados, podem ter problemas por conta de detalhes. Desejamos uma boa sorte na sua empreitada!

Um abraço,

EQUIPE HDI WAB