Grandes transformações vêm acontecendo no mundo dos negócios e de forma tão rápida que influenciam diretamente o ambiente empresarial, levando as empresas a elaborar continuamente estratégias em busca de novas formas de se manterem competitivas no mercado,

buscando avanços e melhorias tecnológicas que as coloquem à frente de seus concorrentes.

Esses concorrentes estão em qualquer lugar do mundo, não bastando somente atribuir bons preços aos produtos e serviços oferecidos, é necessário algo mais. Dessa forma, investe-se alto em novas tecnologias com o intuito de tornar os processos mais eficientes e eficazes, buscando ao máximo a redução de custos, tornando-se prioridade a otimização dos investimentos e a minimização dos riscos.

A partir desse cenário, algumas empresas passaram a dar mais atenção para seus ativos de TI, entendendo o quanto é relevante a adoção de processos que as auxiliarão na mensuração e controle desses ativos, e é neste momento que surge a Gestão de Ativos de TI.

Apresentando os dados

Vejamos a seguir alguns dados estatísticos que podem nos levar a compreender a importância da implementação dos processos de Gestão de Ativos de TI:

Segundo dados do Gartner Group:

• Com gerenciamento (sistêmico) do Ciclo de Vida dos Ativos de TI, poderá ocorrer redução de 30%, por ativo, no primeiro ano e de 5% a 10% nos subsequentes.
• Cerca de 25% das empresas, no mundo, possuem algum tipo de ferramenta de gerenciamento de ativos de TI.
• O desconhecimento dos tipos de hardware, software e periféricos instalados acarreta um aumento de custos com TI em cerca de 7% a 10% ao ano para planejar expansões e fazer manutenção na rede.
• Vinte por cento dos gastos de licenças de software e manutenção são com equipamentos que não estão mais em uso.

De acordo com a empresa Aberdeen Group, mais de 50% das empresas utilizam trabalho manual intensivo e processos altamente suscetíveis a erro para realizar inventários e monitorar seus ativos de TI.

A Verizon Business Risk apontou que 39% dos vazamentos de informação são oriundos de perdas ou roubos de ativos de TI.

Muitas empresas não sabem quantos equipamentos possuem e/ ou quem os utiliza. Com isso, pode-se imaginar quanto dinheiro deve estar “escoando” sem nenhum controle.

O que se lê sobre

Agora, um resumo das principais publicações utilizadas no mercado de TI no que tange ao gerenciamento de ativos:

• Na biblioteca ITIL versão 2, houve apenas uma menção ao tema, não tendo sido tratado com a devida relevância. Já na versão 3, passou a ser contemplado como um conjunto de melhores práticas para Ativos de Serviço e Gerenciamento de Configuração (Service Asset & Configuration Management).

• Na norma ISO/IEC 20.000 (primeira norma mundial focada no Gerenciamento de Serviços de TI), o assunto está relacionado aos Processos de Controle – Gerenciamento de Configuração e Gerenciamento de Liberação.

A norma ISO/IEC 27002 (Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação) apresenta os seguintes tópicos:

· Item 7.1 – Responsabilidade pelos ativos:

“Alcançar e manter a proteção adequada de todos os ativos da organização”;

· Item 7.1.1 – Inventário dos Ativos:

Controle: “Convém que todos os ativos sejam claramente identificados e um inventário de todos os ativos importantes seja estruturado e mantido”.

A ISO/IEC 19770-1:2012 estabelece uma linha de base para um conjunto integrado de processos de Gestão de Ativos de Softwares, mais conhecido como SAM – Software Asset Management, dividido em camadas para permitir a implementação incremental, avaliação e reconhecimento. Já a ISO/IEC 19770-5:2013 fornece uma visão geral de SAM e define os termos relacionados.

Temos agora também a ISO 55000, publicada em 9 de janeiro de 2014, que fornece uma visão geral de gestão de ativos, seus princípios, terminologia e os benefícios esperados com a sua adoção. Publicada também na mesma data, a ISO 55001:2014 que especifica os requisitos para se obter um sistema de gestão de ativos dentro de uma organização.

Gestão de Ativos de TI está em alta no mercado e com isso temos várias publicações e empresas especializadas neste assunto. Vale a pena pesquisar.

Um pouco da minha experiência

Nessa atual busca pela implementação de um controle de ativos de TI, algumas dessas empresas não conseguem atingir a maturidade suficiente em seus processos internos, pois ainda estão despreparadas para essa mudança.

Quando digo maturidade, é porque a Gestão de Ativos de TI está relacionada direta e indiretamente a quase todos os setores da empresa e o sucesso do projeto depende do cumprimento de todos os processos que serão definidos, o que geralmente não acontece por questões culturais da organização.

Em todos os projetos de que participei, os processos de Gestão de Ativos promoveram algum tipo de mudança na cultura organizacional e para que tais mudanças fossem possíveis, tornou-se imprescindível o envolvimento da alta gerência.

Se o chamado “alto escalão” não cumprir ou fizer cumprir todos os processos definidos, pode-se considerar que um projeto já nasceu fadado ao fracasso. Será perda de tempo e de dinheiro investir em Gestão de Ativos de TI se nem todos os envolvidos seguirem “sistematicamente” os processos. Nesse caso, o esforço tem de ser corporativo.

Gestão de ativos na prática – algumas sugestões

Criar um processo de Gestão de Ativos não é difícil, difícil é fazer com que todos entendam a sua importância; difícil é fazer valer.

Para buscar o sucesso, o planejamento estratégico também envolve uma definição inteligente da equipe, dos responsáveis que acompanharão de perto e sustentarão todos os processos.

O escopo da equipe pode variar de acordo com a necessidade do projeto, podendo conter recursos com perfis mais técnicos ou mais analíticos, sendo fundamental que, na execução de suas atividades, estejam atentos aos detalhes; que tenham ordem; que possuam algum método que se estabeleça de acordo com uma ordem lógica.

O responsável pela equipe deverá apresentar um perfil mais gerencial, adotando uma postura firme, sendo exigente e detalhista. Deverá também ser uma pessoa articuladora, estrategista, pois terá de fazer a ponte entre as outras áreas e defender o cumprimento dos processos definidos.

Esse profissional deverá olhar diariamente para os seus indicadores. Conhecer e fazer uso contínuo de ferramentas gerenciais, tais como: o Ciclo de Deming (PDCA); o Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe); o Scrum, cuja metodologia favorece a interação da equipe; entre outras.

Nota: Nenhum processo deverá ser “engessado” desde que existam ideias melhores.

Existem hoje no mercado várias ferramentas pagas ou gratuitas que auxiliam nos processos de Gestão de Ativos de TI. No entanto, ainda encontro dificuldades em designá-las como a melhor ou a pior, pois umas são excelentes na descoberta do inventário (Discovery), mas deixam a desejar no CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração), na Distribuição de software e vice-versa. A escolha da ferramenta mais adequada dependerá do escopo do projeto e dos recursos disponíveis para investimento, pois as mais completas são bem caras.

É de extrema importância que, no momento da estruturação do CMDB, sejam definidas, primeiramente, quais informações serão necessárias para sua gestão (tipos de equipamentos, dados, status, centro de custos, documentações, entre outras). Somente após essas definições, comece a estruturar ou customizar seu CMDB, assim você diminuirá as chances de um retrabalho e até mesmo de prejuízos financeiros, uma vez que essas atividades demandam mão de obra especializada, o que poderá onerar o projeto.

Finalizando

Não faltam dados que evidenciam que a adoção de processos de Gestão de Ativos de TI influencia e contribui na estratégia da empresa em busca da competitividade no mercado.

Redução dos custos com licenciamento de softwares desnecessários, com multas por não conformidades, com contratos de manutenções de equipamentos que não mais existem, além do aumento da rastreabilidade, da segurança das informações que estão nos equipamentos, otimização dos recursos, planejamento mais assertivo dos investimentos, entre outros, são alguns dos benefícios que serão percebidos pelos gestores em pouco tempo, caso consigam efetivamente implementar os processos.

Conseguir que uma empresa cumpra os processos de Gestão de Ativos é um desafio para qualquer gestor, pois promove mudanças na organização, em seus diversos níveis, e nem toda mudança é considerada bem-vinda, já que quase ninguém gosta de sair de sua “zona de conforto”, não é assim?

*Fabrício Féres é graduado em Desenvolvimento de Sistemas e pós-graduado em Consultoria Organizacional. Especialista em Gestão de Ativos de TI, com experiência na Implementação, Consultoria e Auditoria de processos e de equipes de ITO. Palestrante em eventos nacionais e internacionais. Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.